Kabupaten/Kota yang ingin membentuk Cabang PPBI yang baru, dapat melihat Petunjuk Tentang Penyelenggaraan Musyawarah Cabang (MusCab) dan Pembentukan Pengurus Cabang Baru dan gambar dibawah membantu menunjukkan alur yang simpel.
Penyelenggaraan Musyawarah Cabang (Muscab) dan/atau Pemilihan Kepengurusan PPBI Cabang Baru :
A. Musyawarah Cabang (Muscab) merupakan kekuasaan tertinggi di tingkat PPBI Cabang yang diselenggarakan 4 (empat) tahun sekali dengan penjelasan sebagai berikut:
1). Muscab diselenggarakan oleh PPBI cabang yang masa kepengurusannya PPBI cabang tersebut masih berlaku berdasarkan Surat Keputusan PPBI Pusat.
2). Muscab diselenggarakan sekurang-kurangnya 15 (lima belas) orang anggota dan memiliki KTA yang berlaku dan/atau sedang proses perpanjangan KTA (didukung bukti otentik)
3). Pembentukan Pengurus PPBI Cabang Baru harus memiliki sekurang-kurangnya 15 (lima belas) orang anggota dan memiliki KTA yang berlaku dan/atau sedang proses pengajuan pembuatan KTA (didukung bukti yang otentik).
B. Muscab diselenggarakan untuk memilih seorang ketua PPBI Cabang yang akan bertugas selama 4 (empat) tahun.
C. Dalam hal yang khusus, maka Muscab dapat diselenggarakan sewaktu-waktu karena terjadi kekosongan kepengurusan PPBI cabang akibat pelanggaran AD dan ART PPBI dan/atau dalam situasi yang mendesak sesuai saran dan petunjuk PPBI Pusat.
D. Untuk menyelenggarakan Muscab dibentuk Panitia Penyelenggara Muscab (PPM Cab) dan/atau Panitia Penyelenggara Pemilihan Kepengurusan PPBI Cabang Baru.
Panitia Penyelenggara Muscab (PPM-Cab) dan/atau Panitia Penyelenggara Pemilihan Kepengurusan PPBI Cabang Baru (PPPK-Cab):
Untuk menyelenggarakan Muscab tersebut sesuai angka 1, huruf d tersebut di atas: harus dibentuk Panitia Penyelenggara Muscab (PPM-Cab) dan/atau Panitia Penyelenggara Pemilihan Kepengurusan PPBI Cabang Baru (PPPK-Cab): dengan tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
A. Ketua PPM-Cab/PPPK-Cab memimpin Penyelenggaraan Muscab dengan dibantu oleh staf anggota PPM-Cab/PPPK-Cab.
B. Susunan dan jumlah anggota PPM-Cab/PPPK-Cab :
1). Terdiri dari 3 (tiga) orang
a) Ketua
b) Wakil ketua
c) Sekertaris
2). Terdiri dari 5 (lima) orang
a) Ketua
b) Wakil Ketua
c) Sekretaris
d) Anggota 2 (dua) orang
C. Menentukan waktu (hari/tanggal) dan tempat Penyelenggara Muscab dan/atau Penyelenggara Pemilihan Kepengurusan PPBI Cabang Baru.
D. Menyusun daftar peserta Muscab dengan pedoman sebagai berikut:
1). Penyelenggara Muscab adalah semua anggota PPBI yang mempunyai Kartu Tanda Anggota (KTA) PPBI dan masih berlaku (belum kadaluwarsa) berdasarkan data masa berlaku KTA yang tercantum dalam KTA. Khusus dalam hal ini PPBI Cabang dapat menambah persyaratan dengan dikaitkan mengenai Pembayaran Uang Pangkal dan Iuran Anggota
2). Penyelenggaraan Muscab dan persyaratan peserta Muscab sama serta sesuai dengan huruf angka satu tersebut di atas, yaitu
a). Peserta Muscab adalah Penggemar Bonsai dengan iktikad dan niat baik untuk bergabung menjadi anggota PPBI
b). Sebagai Peserta Muscab, tidak berstatus sebagai Anggota Perkumpulan, Asosiasi, Klub atau dalam bentuk apapun yang secara langsung atau tidak langsung membina, mengurusi atau aktif dalam kegiatan masalah perbonsaian (diluar PPBI).
c). Dalam hal ini peserta Muscab yang sudah berstatus sebagai anggota Perkumpulan, Asosiasi, Klub dan lain lainnya: maka calon peserta Muscab tersebut harus menyatakan Pengunduran Diri (keluar) dari Anggota Perkumpulan, Asosiasi, Klub dan lain lainnya secara tertulis dengan tanda tanda di atas materai yang cukup.
E. PPM-Cab membuat dan mengirim undangan untuk menghadiri Muscab kepada peserta Muscab sesuai daftar calon peserta yang telah memenuhi persyaratan sesuai 2 (dua) huruf d tersebut di atas.
F. PPM-Cab menyiapkan daftar hadir, perlengkapan, peralatan, logistik dan kebutuhan kebutuhan lainnya yang diperlukan. Biaya penyelenggaraan Muscab dibebankan kepada PPBI Cabang (yang masih aktif); atau sumbangan secara sukarela dari masyarakat anggota PPBI/ Penggemar Bonsai sebagai peserta Muscab tanpa disertai dengan ikatan, pesan, janji atau tekanan apapun.
G. PPM-Cab membuat Berita Acara tentang penyelenggaraan Muscab yang di tanda tangan oleh Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris dan para anggota PPM-Cab serta tanda tangan persetujuan dari ketua PPBI Cabang terpilih. Kemudian mengirim Berita Acara tersebut kepada Ketua Umum PPBI Pusat untuk diterlibatkan Surat Keputusan tentang Pengesahan Pengurus PMI Cabang dengan dilampiri:
1). Fotocopy daftar hadir peserta Muscab (Berisi Nama, No. KTA yang masih berlaku, alamat, no HP dan tanda tangan).
2). Susunan Pengurus PPBI Cabang (sesuai AD dan ART PPBI) yang diusulkan oleh ketua PPBI Cilayah terpilih (masing-masing beserta No. KTA yang masih berlaku).
3). Alamat sekretariat (yang jelas dan mudah dicari berikut nomor Kode Pos; nomor telepon, Fax, HP dan alamat e-mail)
4). Meminta rekomendasi dari pengurus PPBI wilayah secara tertulis ditanda tangani oleh ketua PPBI wilayah dan sekretaris atau wakil ketua PPBI wilayah dan wakil sekretaris di atas materai yang cukup dan di stempel.
5). Terhadap hasil pembentukan pengurusan PPBI cabang baru, pemisahan dari PPBI Cabang induk harus mendapat rekomendasi Secara tertulis dari PPBI cabang untuk sesuai angka 4 (empat) tersebut di atas dan rekomendasi dari pengurus PPBI wilayah jika sudah terbentuk.
Panitia Penyelenggara Pemilihan Kepengurusan PPBI Cabang Baru untuk panitia Penyelenggara Kepengurusan PPBI Cabang Baru berpedoman pada angka 2 (dua) dan huruf a sampai dengan g tersebut di atas disesuaikan dengan situasi dan kondisinya.
Penyusunan Pengurus PPBI Cabang :
A. Ketua PPBI cabang terpilih menyusun Kepengurusan PPBI Cabang yang akan bertugas selama 4 (empat) tahun yang berpedoman kepada pasal 16 Anggaran Dasar PPBI (ayat (1) sampai dengan ayat (7)).
B. Pengurus PPBI Cabang dapat dilengkapi dengan pengangkatan Pelindung: Pembinaan: Atau Penasehat yang disetujui dalam Muscab dengan memperhatikan saran dan pertimbangan PPBI Pusat.
Keputusan PPBI Pusat :
A. Berdasarkan permohonan PPM-Cab dan/atau Panitia Penyelenggara Pemilihan Kepengurusan PPBI Cabang Bar;, PPBI Pusat meneliti, memverifikasi dan mempertimbangkan serta membuat keputusan dengan alternatif dengan sebagai berikut:
1). Menyetujui permohonan dan selanjutnya PPBI Pusat menertibkan Surat Keputusan tentang Pengesahan Pengurus PPBI Cabang
2). Menyetujui permohonan disertai dengan perubahan mengenai Susunan Pengurus PPBI Cabang
3) Menolak permohonan
B. Keputusan penolakan untuk selanjutnya:
1). Diselenggarakan Muscab ke-II (ulangan).
2). Panitia Penyelenggara Muscab (PPM-Cab) yang telah menyelenggarakan Muscab harus dibubarkan dan membentuk (PPM-Cab) dengan susunan personil baru
3). Ketua dan Wakil Ketua PPBI Cabang yang pernah diusulkan duduk dalam kepengurusan PPBI cabang dan telah ditolak oleh PPBI pusat; Untuk selanjutnya tidak boleh dipilih kembali menjadi Ketua atau Wakil Ketua: ataupun duduk dalam Kepengurusan PPBI Cabang yang baru (hasil Muscab ke-II dan seterusnya).
4). Selanjutnya PPM-Cab mengirimkan Berita Acara Muscab ke II (ulangan) kepada Ketua Umum PPBI Pusat untuk permohonan Penerbitan Surat Keputusan tentang Pengesahan Pengurus PPBI Cabang, demikian dan seterusnya sampai mendapat persetujuan dari hasil PPBI Pusat.
5). Panitia Penyelenggara Pemilihan Kepengurusan PPBI Cabang Baru berpedoman pada huruf b angka 1 sampai dengan angka 4) tersebut di atas.
Keputusan persetujuan/penolakan permohonan oleh PPBI Pusat tersebut pada angka 5 (lima) tersebut di atas merupakan Keputusan Final dan Mengikat. Dalam hal ini PPBI Pusat akan menolak semua gugatan, keberatan, sanggahan, alasan, permintaan, penjelasan, Saran atau usaha usaha lainnya dari pihak manapun yang berkaitan dengan Keputusan oleh PPBI Pusat tersebut.
Apabila PPBI Pusat telah menyetujui Permohonan dan Penerbitan Surat Keputusan tentang Pengesahan Pengurus PPBI Cabang, selanjutnya akan diikuti dengan Pelantikan/Pengukuhan oleh Ketua Umum PPBI Pusat. Namun demikian, sambil menunggu acara Pelantikan/Pengukuhan oleh Ketua Umum PPBI Pusat, maka Pengurus PPBI Cabang tersebut sepenuhnya sudah dapat aktif melaksanakan tugas dan kewajibannya.
Selanjutnya Tata Upacara Pelantikan Pengurus PPBI Cabang akan diatur lebih lanjut: dan hal-hal yang belum diatur dalam Penyelenggaraan Muscab dan Pembentukan Pengurus PPBI Cabang Baru (Sudah Kadaluwarsa atau pemisahan dari PPBI Cabang induk: akan ditetapkan oleh PPBI Pusat).
Ketua PPBI Cabang dapat membentuk Ranting setelah mengadakan audiensi dan konsultasi kepada pengurus PPBI wilayah (sesuai dengan wilayah), sesuai dengan Anggaran Dasar PPBI, pasal 19. Selanjutnya Pengesahan Pengurus Ranting PPBI dikeluarkan oleh ketua PPBI cabang dan dilaporkan secara tertulis dan berjenjang kepada pengurus PPBI Wilayah dan pengurus PPBI Pusat pada kesempatan pertama. Dalam hal Pembentukan PPBI tingkat Ranting berpedoman pada Anggaran Dasar PPBI, pasal 4: dilaksanakan secara selektif, cermat, efektif dan efisiensi
Pengurus PPBI cabang yang terpilih diharuskan membuat pernyataan bahwa yang bersangkutan bersedia dan mampu untuk hadir di setiap rapat-rapat dan kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan oleh Pengurus PPBI Cabang ditanda tangani di atas materai yang cukup.
